KI-Automatisierung für Speditionen und Logistik
Frachtbriefe, CMR-Dokumente, Versicherungsnachweise, Auftragsmails: In der Logistik läuft noch erstaunlich viel über Papier und Abtippen. Wir automatisieren genau diese Arbeit.
Frachtbriefe und CMR-Dokumente auslesen
Absender, Empfänger, Ladedatum, Ware, Gewicht, Kennzeichen: Diese Angaben stehen auf jedem Frachtbrief und werden in vielen Speditionen noch von Hand übertragen. Die Automatisierung liest sie aus, egal ob PDF, Scan oder Handyfoto, und übergibt sie strukturiert an Ihr System.
Versicherungsnachweise der Frächter prüfen
Wer mit Frächtern arbeitet, braucht gültige Nachweise: CMR-Haftpflicht, EU-Lizenz, Gewerbeauszug. Die Dokumente kommen in allen möglichen Sprachen und Formaten. Wir lesen Versicherer, Polizzennummer, Gültigkeit und Kennzeichen aus, legen die Datei sauber benannt ab und erinnern rechtzeitig, bevor ein Nachweis abläuft.
Ein abgelaufener Versicherungsnachweis fällt meistens erst auf, wenn etwas passiert ist. Das muss nicht sein.
Aufträge direkt aus E-Mails erfassen
Transportanfragen und Aufträge kommen als Mail, oft mit Anhang. Die Automatisierung erkennt Auftragsmails, liest die Eckdaten aus und legt einen Entwurf an, den Ihre Disposition nur noch bestätigt.
Sendungsstatus-Anfragen beantworten
„Wo ist meine Lieferung?" Diese Frage kostet in vielen Speditionen Stunden pro Tag. Die Automatisierung erkennt Statusanfragen im Postfach, holt den aktuellen Stand aus Ihrem System oder beim Frächter und bereitet die Antwort vor. Ihr Team gibt sie nur noch frei.
Frachtrechnungen prüfen
Stimmt die Rechnung des Frächters mit dem Auftrag überein? Preis, Strecke, Gewicht, Zuschläge. Die Automatisierung gleicht Rechnung und Auftrag ab und markiert nur die Abweichungen. Alles, was passt, geht vorbereitet an die Buchhaltung.
Schadensfälle vorbereiten
Bei Schäden und Reklamationen müssen Fotos, Lieferscheine, CMR und Korrespondenz zusammengesucht werden. Die Automatisierung sammelt alles zum Fall, legt es geordnet ab und erstellt einen Entwurf für die Meldung.
Leistungsauswertungen auf Knopfdruck
Umsatz, Deckungsbeitrag und Aufträge pro Disponent, pro Woche oder pro Kunde, mit Vorjahresvergleich und echten Arbeitstagen inklusive Feiertagen und Urlaub. Statt die Zahlen jeden Monat in Excel zusammenzukopieren, liegt der Bericht automatisch bereit.
Anbindung an Ihre Systeme
Wir arbeiten mit dem, was Sie haben: Speditionssoftware, Buchhaltung wie BMD, Outlook, Excel, Netzlaufwerk oder SharePoint. Wo es Schnittstellen gibt, nutzen wir sie. Wo nicht, finden wir einen sauberen Umweg über Exporte oder Ordner.
Welcher Prozess eignet sich?
Eine einfache Faustregel: Wenn sich ein Vorgang durch das beschreiben lässt, was reinkommt, und das, was am Ende rauskommen soll, lässt er sich meistens automatisieren. Besonders gut passen Abläufe, die
- oft vorkommen, etwa täglich oder mehrmals pro Woche
- nach festen Regeln ablaufen, auch wenn die Dokumente unterschiedlich aussehen
- heute aus Abtippen, Prüfen, Weiterleiten oder Ablegen bestehen
Was eine KI nicht kann: alles, wofür jemand physisch ins Lager oder auf den Hof gehen muss.
Häufige Fragen aus der Logistik
Sind unsere Abläufe nicht zu komplex für eine KI?
Meistens nicht. Alles, was Sie einer neuen Mitarbeiterin am Schreibtisch beibringen könnten, lässt sich grundsätzlich automatisieren. Die Automatisierung löst nicht jeden einzelnen Fall, aber die große Masse. Die Sonderfälle gehen an Ihr Team.
Was müssen wir an unserer IT ändern?
In der Regel nichts. Die Automatisierung arbeitet mit Ihren bestehenden Programmen, Postfächern und Ordnern. Wenn eine Schnittstelle Sinn macht, besprechen wir das vorher.
Funktioniert das mit unserer Speditionssoftware?
Das hängt von der Software ab. Viele Programme haben Schnittstellen oder Import-Funktionen, über die sich Daten automatisch übergeben lassen. Wo das nicht geht, arbeiten wir mit Exporten oder gemeinsamen Ordnern. Wir prüfen das vor dem Projekt.
Können auch fremdsprachige Dokumente gelesen werden?
Ja. Frachtbriefe, Versicherungsbestätigungen und Lizenzen aus dem Ausland, etwa aus Polen, Bulgarien oder Kroatien, lassen sich genauso auslesen wie deutschsprachige.
Was passiert mit schlecht lesbaren Scans?
Die KI kommt mit üblichen Scans und Handyfotos gut zurecht. Ist ein Dokument wirklich unleserlich oder fehlt eine Pflichtangabe, wird es markiert und landet zur Prüfung bei Ihrem Team.
Ab wie vielen Vorgängen lohnt sich das?
Meist ab rund 100 gleichartigen Vorgängen im Monat, bei sehr zeitaufwändigen Vorgängen auch darunter. Rechnen Sie es mit dem Ersparnis-Rechner grob durch.
Finden Sie heraus, was in Ihrem Betrieb automatisch laufen könnte.
45 Minuten, kostenlos und unverbindlich. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, auch wenn die Antwort lautet: Das lohnt sich bei Ihnen noch nicht.